કૅશ બુક › કૅશ બુકનું ફૉર્મેટ

કૅશ બુક ફૉર્મેટ: શું લખવું અને બેલેન્સ કેવી રીતે ચાલે છે

કૅશ બુક એટલે ગલ્લામાં આવતા અને જતા દરેક રૂપિયાની યાદી, તારીખ મુજબ, દરેક એન્ટ્રી પછી બેલેન્સ સાથે. આ હિસાબનો સૌથી જૂનો ચોપડો છે અને આજે પણ સૌથી કામનો: તેનું બેલેન્સ તમે ગણી શકો તે કૅશ જેટલું હોવું જોઈએ.

કૉલમ

1. એન્ટ્રીની તારીખ.
2. વિગત: શું હતું અને કોની સાથે, જેમ કે "કૅશ મેમો CM/26-27/041 · સામાન્ય ગ્રાહક" કે "ભાડું · શ્રી અરોરા".
3. નંબર: બિલ, રસીદ કે વાઉચરનો નંબર.
4. આવ્યા (રસીદ): જે કૅશ આવી.
5. ગયા (પેમેન્ટ): જે કૅશ ગઈ.
6. બેલેન્સ: આ એન્ટ્રી પછી ગલ્લામાં જેટલી કૅશ હોવી જોઈએ.

બુક શરૂઆતના બેલેન્સ (પહેલા દિવસે ગણેલી કૅશ)થી શરૂ થાય છે અને છેલ્લા બેલેન્સ પર પૂરી થાય છે: શરૂઆતનું + આવ્યા − ગયા.

કૅશ બુકમાં એક અઠવાડિયું

8,500 + 20,200 − 21,550 = 7,150. 6 નવેમ્બરની સાંજે ગલ્લામાં ₹7,150 હોવા જોઈએ. બૅન્કમાં લઈ ગયેલા ₹20,000 કૅશ બુકમાંથી નીકળે છે અને એ જ દિવસે બૅન્ક બુકમાં આવેલા પૈસા તરીકે દેખાય છે.

કૅશ બુક અને બૅન્ક બુક

બંનેને અલગ રાખો. નોટો અને સિક્કા કૅશ બુકમાં જાય છે; UPI, કાર્ડ, NEFT અને ક્લિયર થયેલા ચેક બૅન્ક બુકમાં. આજકાલ ઘણી દુકાનોમાં મોટાભાગના પૈસા UPIથી આવે છે, તેથી બૅન્ક બુક ઘણી વાર વધુ ભરેલી હોય છે. એમની વચ્ચે પૈસા ખસેડવા (ભરવા કે ઉપાડવા) એ કૉન્ટ્રા એન્ટ્રી છે: તેનાથી પૈસા ક્યાં છે તે બદલાય છે, કેટલા છે તે નહીં.

સાચી રાખવાની ટેવો

• દરરોજ સાંજે કૅશ ગણો અને બુક સાથે મેળવો. ફરક એટલે કોઈ એન્ટ્રી રહી ગઈ કે ખોટી છે; એ જ દિવસે શોધો.
• બેલેન્સ ક્યારેય શૂન્યથી નીચે ન જવા દો. જે કૅશ છે જ નહીં તે તમે આપી ન શકો, તેથી માઇનસ બેલેન્સ હંમેશાં રહી ગયેલી રસીદ કે ખોટી રકમ છે.
• અંગત પૈસા અલગ રાખો. ઘરે કૅશ લઈ જાઓ તો તેને ઉપાડ (ડ્રૉઇંગ) લખો; પોતાના પૈસા નાખો તો મૂડી. એ કેવી રીતે બતાવવું તે અકાઉન્ટન્ટને પૂછો.
• દરેક એન્ટ્રી પાછળના કાગળ રાખો: કૅશ મેમો, રસીદ અને વાઉચર. GSTમાં ચોપડા અને રેકૉર્ડ તે વર્ષના વાર્ષિક રિટર્નની છેલ્લી તારીખથી 72 મહિના રાખવા પડે છે.