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कैश बुक फॉर्मेट: क्या लिखें और बैलेंस कैसे चलता है

कैश बुक गल्ले में आने और जाने वाले हर रुपये की लिस्ट है, तारीख के क्रम में, हर एंट्री के बाद बैलेंस के साथ। यह हिसाब की सबसे पुरानी बही है और आज भी सबसे काम की: इसका बैलेंस उस कैश के बराबर होना चाहिए जो आप गिन सकते हैं।

कॉलम

1. एंट्री की तारीख।
2. विवरण: क्या था और किसके साथ, जैसे "कैश मेमो CM/26-27/041 · आम ग्राहक" या "किराया · श्री अरोड़ा"।
3. नंबर: बिल, रसीद या वाउचर का नंबर।
4. आया (रसीद): जो कैश आया।
5. गया (पेमेंट): जो कैश गया।
6. बैलेंस: इस एंट्री के बाद गल्ले में जितना कैश होना चाहिए।

बुक ओपनिंग बैलेंस (पहले दिन गिना हुआ कैश) से शुरू होती है और क्लोजिंग बैलेंस पर खत्म होती है: ओपनिंग + आया − गया।

कैश बुक में एक हफ्ता

8,500 + 20,200 − 21,550 = 7,150। 6 नवंबर की शाम गल्ले में ₹7,150 होने चाहिए। बैंक ले गए ₹20,000 कैश बुक से निकलते हैं और उसी दिन बैंक बुक में आए पैसे के रूप में दिखते हैं।

कैश बुक और बैंक बुक

दोनों को अलग रखें। नोट और सिक्के कैश बुक में जाते हैं; UPI, कार्ड, NEFT और क्लियर हुए चेक बैंक बुक में। आजकल कई दुकानों में ज़्यादातर पैसा UPI से आता है, इसलिए बैंक बुक अक्सर ज़्यादा भरी रहती है। इनके बीच पैसा ले जाना (जमा या निकासी) कॉन्ट्रा एंट्री है: इससे पैसा कहां है यह बदलता है, कितना है यह नहीं।

सही रखने की आदतें

• हर शाम कैश गिनें और बुक से मिलाएं। फर्क का मतलब है कोई एंट्री छूटी या गलत है; उसी दिन ढूंढें।
• बैलेंस कभी शून्य से नीचे न जाने दें। जो कैश है ही नहीं वह आप दे नहीं सकते, इसलिए माइनस बैलेंस हमेशा छूटी रसीद या गलत रकम है।
• निजी पैसा अलग रखें। घर कैश ले जाएं तो उसे ड्रॉइंग लिखें; अपना पैसा डालें तो पूंजी। इन्हें कैसे दिखाना है, अकाउंटेंट से पूछें।
• हर एंट्री के पीछे के कागज रखें: कैश मेमो, रसीद और वाउचर। GST में बही और रिकॉर्ड उस साल के सालाना रिटर्न की आखिरी तारीख से 72 महीने रखने होते हैं।